Processo Sigiloso no SEI é criado para a realização do registro individual da tutoria acadêmica:
Pensando na guarda e manutenção dos registros sigilosos produzidos no Programa de Orientação Acadêmica, a COPEG, em parceria com a CGR, disponibilizou no SEI a opção de processo sigiloso para registro individual dos acompanhamentos realizados pelos tutores do Programa de Orientação Acadêmica (POA).
Para utilizar o processo sigiloso, basta iniciar no SEI o processo chamado Programa de Orientação Acadêmica (POA) – Registro Individual de Tutoria, preencher a tela com as informações solicitadas e marcar a opção de nível de acesso sigiloso.
Após aberto, o tutor pode carregar os documentos referentes ao acompanhamento do estudante para a árvore do processo. Se desejar, pode utilizar o documento Registro Individual de Orientação Acadêmica, elaborado pela COPEG, e que também está padronizado como documento no SEI sob o nome de PROGRAD POA: Registro Individual de OA. Esse documento deve ter acesso restrito, com base legal na LGPD.
Ressalta-se que o processo sigiloso não pode ser tramitado, servindo somente para registro e guarda das informações produzidas ao longo do acompanhamento dos estudantes. Esse processo também não fica visível para os demais usuários da caixa do SEI, sendo necessária a aplicação de senha para acessá-lo.
É importante lembrar que os estudantes, ou seus representantes legais, têm direito a consultar as informações de registro referentes ao seu acompanhamento. Para que os estudantes, ou responsáveis, possam acessar os processos sigilosos, é preciso que os tutores abram um processo exclusivo para cada estudante acompanhado e concedam a eles credencial de acesso até a data prevista para integralização do curso.
Para conceder credencial de acesso:
(1) O processo deve estar aberto e selecionado
(2) Clicar em Gerenciar Disponibilizações de Acesso Externo
(3) Preencher a tela de acordo com as informações solicitadas
Obs: NÃO HABILITAR A OPÇÃO Permitir inclusão de documentos (não está ativa na UFPR).
Recomendamos que todos os cursos adotem o processo sigiloso para registro das orientações individuais do POA, pois, além de oferecer um ambiente seguro para a guarda das informações, o SEI conta com suporte institucional, caso necessário.
Outros documentos do POA que estão padronizados no SEI
Também está padronizado no SEI o documento Relatório Semestral das Atividades do POA, que pode ser adotado pelos tutores para relatar as atividades de tutoria realizadas ao longo do semestre às instâncias gerenciais do Programa. Os tutores localizarão o documento sob o nome de PROGRAD POA: Relatório Semestral das Atividades.
Ao incluir o Relatório semestral em um processo, deve-se optar pelo modo restrito, com base legal na LGPD. Ainda que restrito, o documento não deve conter informações sobre a intimidade dos estudantes para que possa ser compartilhado com a Comissão de Orientação Acadêmica, Coordenação, ou Colegiado dos cursos.
Destaca-se que, para atendimento das determinações da LGPD, tutores e estudantes maiores de 18 anos que são acompanhados no POA precisam assinar, respectivamente, o Termo de Confidencialidade e Sigilo e o Termo de Aceite e Sigilo. Ambos os documentos estão padronizados no SEI desde o ano passado.
A partir deste mês, coordenações de curso e tutores acadêmicos contam também com a padronização do Termo de Ciência e Autorização, que deve ser assinado pelos pais, ou responsáveis, de estudantes menores de 18 anos, quando acompanhados no POA. Nesses casos, é preciso fazer a habilitação no módulo do SEI destinado a usuários externos, através do link:
Após o cadastro, serão enviadas orientações por e-mail.
Para dúvidas sobre concessão do acesso externo e assinaturas no SEI, entrar em contato com a CGR: https://cgr.ufpr.br/portal/sei/
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