Programa de Orientação Acadêmica – POA

O Programa de Orientação Acadêmica é uma política instituída na UFPR pela Resolução nº 95-A/15 – CEPE, para acompanhar os/as estudantes, por meio de metodologias de tutoria, durante sua trajetória na universidade.

Tire suas dúvidas sobre o POA:

Os cursos precisam ter um Programa de Orientação Acadêmica?

Sim. Todos os cursos de graduação e educação profissional precisam ter um regulamento próprio detalhando o funcionamento do Programa de Orientação Acadêmica. Os cursos têm liberdade para criar modelos de tutoria que melhor se adaptem às suas características e condições, mas é preciso que a metodologia seja detalhada no Regulamento próprio do curso e que sejam atendidas as disposições das normativas atualizadas do POA. É muito importante que o Regulamento do POA seja anexado ao PPC do curso e fique disponível na página do curso online. Esse é um dos critérios considerados pelos avaliadores no momento da Avaliação Institucional. A COPEG disponibiliza um Modelo de Regulamento do Programa de Orientação Acadêmica que já atende às normativas institucionais e a legislação vigente.

Quais questões precisam ser orientadas na tutoria? 

A tutoria deve abarcar questões acadêmicas. É importante que os/as tutores/as façam a escuta dos/as estudantes e procurem identificar dificuldades que estejam apresentando nas disciplinas; problemas na organização da grade de matrículas e no plano de estudos; possíveis conflitos de identificação com o curso de graduação ou profissionalizante; problemas institucionais que estejam atrapalhando o seu rendimento acadêmico e integralização. Ou seja, a tutoria deve orientar sobre as questões relativas ao contexto acadêmico-universitário e fazer o encaminhamento para outros espaços institucionais das questões que ultrapassam as possibilidades do curso. Nesse momento, pode-se contar com os serviços da PROGRAD, PRAE, SIPAD, CASA 4, e outros programas e projetos oferecidos na universidade.

O que o/a tutor/a deve fazer quando o/a estudante abordar questões que fogem do campo acadêmico?

Primeiramente, deve-se avaliar se questões que aparentemente são de ordem individual (emocionais, relacionais e cognitivas) são realmente individuais, ou se estão sendo produzidas no próprio curso e/ou na universidade. Por exemplo, muitas

situações identificadas como ansiedade são produzidas por ambientes hostis, ou práticas acadêmicas e relações institucionais aversivas. Nesses casos, as situações precisam ser discutidas com a coordenação, que poderá avaliar se há possibilidade de resolução dos conflitos no próprio curso. Para essas situações, pode ser necessário solicitar auxílio e intervenção de unidades administrativas, como a PROGRAD, a SIPAD e a PRAE, por exemplo. Para situações em que o/a estudante realmente necessite de um acompanhamento individual por questões sociais, pedagógicas e/ou psicológicas, pode ser feito o encaminhamento para a PRAE, SIPAD, CASA 4, bem como para outros programas e projetos institucionais especializados.

O/a tutor/a pode encaminhar o/a estudante diretamente para serviços que oferecem assistência aos estudantes, tais como o CASA 3, o CASA 4, a PRAE e a SIPAD?

Sim. Qualquer pessoa pode indicar os serviços de assistência direcionados aos/às estudantes. Nas páginas online de cada serviço é possível consultar os seus procedimentos e modos de funcionamento. É importante que as orientações e encaminhamentos realizados sejam registrados pelo/a tutor/a nas fichas de acompanhamento individual do/a estudante.

O que fazer quando os/as docentes do curso não têm “perfil” para serem tutores?

É comum os/as docentes acreditarem que as funções de tutor são mais complexas do que realmente são. Tutores/as acadêmicos/as devem orientar os/as estudantes de maneira colaborativa nas questões relacionadas ao curso, aos estudos e à instituição. Essa função envolve o conhecimento da estrutura do curso, sua matriz curricular, PPC e demais normativas, além do conhecimento dos espaços institucionais de assistência para onde o/a estudante pode ser encaminhado/a. Esses conhecimentos são inerentes às funções docentes, independentemente da tutoria. É com base nesses conhecimentos, e a partir do lugar institucional que ocupam, que os/as docentes podem avaliar situações e fazer orientações de modo objetivo e centrado nas necessidades acadêmicas dos/as estudantes. Assim, a figura do/a tutor/a não pode ser confundida com a de um/a profissional da psicologia ou da pedagogia, como comumente se costuma pensar. Para situações que ultrapassam as possibilidades acadêmicas, o/a tutor/a deve pedir auxílio a outras unidades institucionais.

É obrigatória a constituição de uma Comissão de Orientação Acadêmica (COA)?

Não. A elaboração da metodologia, a implantação, o acompanhamento e a avaliação do POA são de responsabilidade do colegiado ou câmara do curso. Essas funções podem ser delegadas a Comissões ou Núcleos de Orientação Acadêmica que devem contar com ao menos um membro do colegiado ou câmara do curso.

É possível fazer orientação online? 

Sim. O Curso pode fazer uso dos recursos mais adequados às suas características, mas é importante que tudo seja combinado entre estudantes e tutores/as.

Estudantes e servidores/as do quadro técnico-administrativo podem ser tutores/as?

Servidores/as do quadro técnico-administrativo, estudantes de cursos de graduação e educação profissional e tecnológica e de pós-graduação podem constituir equipes de orientação acadêmica, junto aos/às tutores/as docentes ocupantes de cargos efetivos dos cursos de graduação e de educação profissional. Mas a participação ativa de docentes tutores/as nas equipes é obrigatória.

É permitido fazer tutoria em grupo?

Sim. A tutoria pode ser oferecida para grupos de estudantes, mas é necessário que o curso disponibilize espaços de tutoria individual, principalmente aos/às estudantes que apresentam mais dificuldades, ou que estejam mais distantes de completar sua integralização curricular. É obrigatório manter registro individual dos atendimentos, mesmo que tenham sido realizados em grupos.

É preciso fazer registro das atividades do POA?

Sim, é muito importante fazer o registro dos atendimentos e atividades realizadas para que o acompanhamento seja efetivo a longo prazo. Os registros também são fundamentais para respaldar estudantes e coordenações em situações em que a comprovação da orientação acadêmica seja necessária, tal como em processos de ultrapassagem do prazo máximo de integralização. O Modelo de Regulamento do Programa de Orientação Acadêmica, disponibilizado pela COPEG, apresenta um modelo de Registro Individual de Orientação Acadêmica, em anexo.

O que deve constar nos registros e relatórios?

Informações básicas sobre os atendimentos precisam ser registradas nos documentos individuais de orientação: identificação de estudantes e tutores/as, data do atendimento, atividades propostas, orientações e encaminhamentos realizados, agendamento do próximo atendimento. Recomendamos que as informações sejam registradas de modo breve e sem exposição da intimidade dos/as estudantes ou de situações que possam ocasionar conflitos relacionais e institucionais. A ausência de resposta por parte do/a estudante, ou sua manifesta recusa em ingressar no POA, ou de participar de quaisquer de suas atividades, também devem ser relatadas em documento de registro individual do/a estudante no âmbito do POA. O acesso ao registro individual do acompanhamento de cada estudante é restrito a ele/a e ao/à seu/sua tutor/a.

Recomendamos que tutores/as enviem relatórios semestrais de atividades às unidades de gerenciamento do POA (Comissões ou Núcleos de Orientação Acadêmica, colegiados ou câmaras de curso). Esses relatórios devem contemplar as atividades realizadas na tutoria de modo amplo e não devem conter informações particulares ou íntimas dos estudantes. Recomendamos a utilização do Modelo de Relatório Semestral das Atividades do POA, produzido COPEG, o qual está anexo ao Modelo de Regulamento do POA.

Como deve ser feita a guarda dos documentos do POA?

Os registros individuais de acompanhamento acadêmico devem ser mantidos em processo sigiloso no SEI.

Para utilizar o processo sigiloso, tutores devem iniciar no SEI um processo chamado Programa de Orientação Acadêmica (POA) – Registro Individual de Tutoria, preencher a tela com as informações solicitadas e marcar a opção de nível de acesso sigiloso.

Após aberto, o tutor pode carregar os documentos referentes ao acompanhamento do estudante para a árvore do processo. Se desejar, pode utilizar o documento Registro Individual de Orientação Acadêmica, elaborado pela COPEG, e que está padronizado como documento no SEI sob o nome de PROGRAD POA: Registro Individual de OA. Esse documento deve ter acesso restrito, com base legal na LGPD.

Ressalta-se que o processo sigiloso não pode ser tramitado, servindo somente para registro e guarda das informações produzidas ao longo do acompanhamento dos estudantes. Esse processo também não fica visível para os demais usuários da caixa do SEI, sendo necessária a aplicação de senha para acessá-lo.

É importante lembrar que os/as estudantes, e seus representantes legais, têm direito a consultar as informações de registro referentes ao seu acompanhamento. Para que estudantes e responsáveis possam acessar os processos sigilosos, é preciso que os tutores abram um processo exclusivo para cada estudante acompanhado e concedam a eles credencial de acesso até a data prevista para integralização do curso.

Consulte o documento Informações sobre abertura de processo sigiloso e inclusão de documentos do POA no Sistema Eletrônico de Informações – SEI.

O que são os Termos de Sigilo e como devem ser assinados?

Para atender às disposições da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei 13709/2018), ao ingressar no Programa de Orientação Acadêmica, estudantes com 18 anos completos ou mais devem assinar o Termo de Aceite e Sigilo; estudantes entre 16 e 18 anos incompletos e seus pais ou responsáveis devem assinar o Termo de Ciência e Autorização; tutores/as devem assinar o Termo de Confidencialidade e Sigilo. Esses termos estão padronizados e disponíveis para assinatura no SEI. Para mais informações sobre a assinatura dos Termos, acesse o documento Informações sobre abertura de processo sigiloso e inclusão de documentos do POA no Sistema Eletrônico de Informações – SEI.

Tutores/as podem acessar o histórico escolar dos/as estudantes no SIGA?

Tutores/as somente podem ter acesso, mediante autorização da coordenação de curso, às informações dos/as estudantes por eles/elas acompanhados/as que constam no Relatório Dinâmico do Programa de Orientação Acadêmica, disponível no SIGA. O Histórico Escolar deve ser solicitado diretamente aos/às estudantes em acompanhamento. É muito importante que esses documentos circulem somente por meios institucionais (e-mail @ufpr) e não sejam compartilhados sem autorização dos/as estudantes.

Importante!

Toda a comunicação virtual entre docentes e estudantes, no âmbito do POA, tais como agendamento de reuniões e convites de participação no Programa, deve ser realizada por meio institucional individualizado, preferencialmente e-mail @ufpr.

Ainda tem dúvidas?

A PROGRAD conta com canais específicos, pelo Teams e e-mail, para assessorar as coordenações de curso em relação ao Programa de Orientação Acadêmica.

Entre em contato para tirar dúvidas e/ou solicite seu acesso à Equipe do POA no Teams: poa.prograd@ufpr.br