Processo sigiloso e Registro Individual de Tutoria

O uso de processo sigiloso no SEI para registro individual dos acompanhamentos realizados pelos tutores do POA é a forma institucional mais segura para guarda e manutenção dos registros produzidos no Programa de Orientação Acadêmica.

Para utilizar o processo sigiloso, tutores devem iniciar no SEI um processo chamado Programa de Orientação Acadêmica (POA) – Registro Individual de Tutoria, preencher a tela com as informações solicitadas e marcar a opção de nível de acesso sigiloso.

Após aberto, o tutor pode carregar os documentos referentes ao acompanhamento do estudante para a árvore do processo. Se desejar, pode utilizar o documento Registro Individual de Orientação Acadêmica, elaborado pela COPEG, e que está padronizado como documento no SEI sob o nome de PROGRAD POA: Registro Individual de OA. Esse documento deve ter acesso restrito, com base legal na LGPD.

Ressalta-se que o processo sigiloso não pode ser tramitado, servindo somente para registro e guarda das informações produzidas ao longo do acompanhamento dos estudantes. Esse processo também não fica visível para os demais usuários da caixa do SEI, sendo necessária a aplicação de senha para acessá-lo.

É importante lembrar que os estudantes, e/ou seus representantes legais, têm direito a consultar as informações de registro referentes ao seu acompanhamento. Para que os estudantes e seus responsáveis possam acessar os processos sigilosos, é preciso que os tutores abram um processo exclusivo para cada estudante acompanhado e concedam a eles credencial de acesso até a data prevista para integralização do curso.

Recomendamos que todos os cursos adotem o processo sigiloso para registro das orientações individuais do POA, pois, além de oferecer um ambiente seguro para a guarda das informações, o SEI conta com suporte institucional, caso necessário.

Relatório Semestral das Atividades do POA

Também está padronizado no SEI o documento Relatório Semestral das Atividades do POA, que pode ser adotado pelos tutores para relatar as atividades de tutoria realizadas ao longo do semestre às instâncias gerenciais do Programa. Os tutores localizarão o documento sob o nome de PROGRAD POA: Relatório Semestral das Atividades.

Como se trata de um documento que precisa ser tramitado para as instâncias gerenciadoras do POA, deve-se abrir um processo público e inserir o Relatório Semestral em modo restrito, com base legal na LGPD. Ainda que restrito, o documento não deve conter informações sobre a intimidade dos estudantes para que possa ser compartilhado com a Comissão de Orientação Acadêmica, Coordenação, ou Colegiado do curso.

Termos de Sigilo

Para atendimento das determinações da LGPD, tutores e estudantes maiores de 18 anos que são acompanhados no POA precisam assinar, respectivamente, o Termo de Confidencialidade e Sigilo e o Termo de Aceite e Sigilo. Ambos os documentos estão padronizados no SEI e podem ser localizados sob os referidos nomes.

Pais ou responsáveis por estudantes menores de 18 anos acompanhados no POA devem assinar o Termo de Ciência e Autorização. Nesses casos, é preciso fazer a habilitação no módulo do SEI destinado a usuários externos, através do link: https://sei.ufpr.br/sei/web/controlador_externo.php?acao=usuario_externo_logar&id_orgao_acesso_externo=0

Após o cadastro, serão enviadas orientações por e-mail.

Para dúvidas sobre concessão do acesso externo e assinaturas no SEI, entrar em contato com a CGR: https://cgr.ufpr.br/portal/sei/